Frågor och svar
- Varför Digital medlemsansökan från SMOOT?
- Hur fungerar Digital medlemsansökan och hur använder styrelsen tjänsten?
- Varför använder många mäklare och förvaltare tjänsten Digital medlemsansökan?
- Varför har ni skickat ärendet till mig som privatperson?
- Vilka i föreningen har tillgång till tjänsten Digital medlemsansökan?
- Hur snabbt får styrelsen en Digital medlemsansökan?
- Måste alla ledamöter godkänna medlemsansökan?
- Varför är det så viktigt att ärendet behandlas snabbt av styrelsen?
- Varför e-signatur?
- Vad säger lagen?
- Vad kostar tjänsterna?
- Hur gör jag om ingen i föreningens styrelse vill använda Digital medlemsansökan?
Varför Digital medlemsansökan från SMOOT?
Styrelsens användning av Digital medlemsansökan är trygg, snabb och smidig, miljövänlig, juridisk korrekt och ökar servicegraden till medlemmarna. Bastjänsten är dessutom kostnadsfri för föreningen/styrelsen, det är er föreningsmedlems mäklare som betalar för tjänsten.
Hur fungerar Digital medlemsansökan och hur använder styrelsen tjänsten?
När en medlem i föreningen säljer sin lägenhet skickar mäklaren en Digital medlemsansökan för köparen från Mäklarservice till SMOOT. Alla styrelseledamöter som registrerats hos Bolagsverket aviseras då att ny medlemsansökan finns - via Postnord, Kivra eller till sin egen e-postadress om de registrerat den i tjänsten.
När ni mottagit förfrågan om medlemsgodkännande, gör så här:
- Gå in på www.smoot.se och logga in med verifierad BankID-inloggning.
- Läs igenom medlemsansökan, beställ ev. kreditkontroll.
Behandla ärendet. När ni tagit beslut, utse en representant att: - Godkänna eller neka medlemsansökan med en knapptryckning i tjänsten.
Status på ärendet ändras då på Mäklarservice. Mäklaren får också en notis på epost med styrelsens beslut.
Varför använder många mäklare och förvaltare tjänsten Digital medlemsansökan?
Vårt system ger alla mäklare och föreningar en plattform att hjälpa föreningens medlemmar vid försäljning. Ett flertal större förvaltare har också valt att samarbeta med SMOOT.
För mäklaren är det traditionellt mycket administrativt jobb som krävs för att ta reda på adresser, kontaktpersoner, hantera post till och från föreningens förvaltare och styrelse m.m. Detta elimineras med tjänsten.
Digital medlemsansökan fungerar oberoende av förvaltningssystem: en opartisk och alltid åtkomlig tjänst som mäklaren enkelt kan använda för alla försäljningar och som säkerställer snabbast möjliga behandling av det avgörande slutsteget vid föreningsmedlemmars försäljningar och köp av bostadsrätter.
Med Digital medlemsansökan slipper mäklaren leta reda på till vem och vart ansökan ska skickas eftersom registrerade ledamöter finns listade i tjänsten, och hela ärendehanteringen går mycket snabbare. Tjänsten förenklar även för alla andra: förvaltaren slipper skanna och administrera, medan föreningens styrels slipper skriva ut, signera, skanna och mejla.
När mäklaren laddar upp medlemsansökan i vår tjänst notifieras styrelsen, som får tillgång till ansökan i verktyget, granskar ansökan, godkänner/nekar medlemmen och signerar med BankID. SMOOT notifierar mäklaren och förvaltaren om beslutet och inkluderar överlåtelsehandlingarna så affären snabbt kan göras klar, till glädje för både säljaren och köparen. Hurtigare och säkrare än annars – och helt utan papper, porto, skrivare, skanner eller fysisk transport.
Varför har ni skickat ärendet till mig som privatperson?
Vi skickar ärenden på samma sätt som myndigheter till registrerade ledamöter och den adress ledamoten har registrerad hos Bolagsverket. Om ledamoten använder Kivra skickas ärendet dit, annars skickas det i brev med post till hemadressen. När ledamoten registrerat sina kontaktuppgifter i tjänsten mottar hon kommande e-aviseringar i realtid till angiven e-postadress.
Vilka i föreningen har tillgång till tjänsten Digital medlemsansökan?
Samtliga i föreningen registrerade ledamöter hos Bolagsverket/Verksamt.se, det vill säga just de personer som för tillfället är juridiskt ansvariga, har tillgång till Digital medlemsansökan. Detta för att stödja lagens krav.
När en ledamot gått in eller ur styrelsen måste det snarast registreras hos Bolagsverket/Verksamt.se, både för att styrelsen ska vara beslutsför, för att myndigheten kräver det och för att tjänsten ska fungera i enlighet med lagens krav. Vårt register synkas mot Bolagsverket varje natt.
Vid utträde raderas självfallet våra uppgifter om ledamoten, i enlighet med vår integritetspolicy.
Hur snabbt får styrelsen en Digital medlemsansökan?
Samtliga registrerade ledamöter hos Bolagsverket/Verksamt mottar medlemsansökan så snabbt som möjligt. När du som ledamot registrerat din e-postadress på smoot.se notifieras du i realtid när mäklaren skickar en medlemsansökan via tjänsten. Ledamot som ännu inte registrerat sig i tjänsten får tillgång till medlemsansökan samma dag ärendet registrerats i det fall ledamoten har Kivra, eller inom en bankdag via Postnord.
Måste alla ledamöter godkänna medlemsansökan?
Styrelsen godkänner eller nekar nya medlemmar tillträde. För själva beslutsfattandet följer ni era stadgar och vanliga rutiner.
Ni utser sedan EN representant för styrelseledamöterna att delge mäklaren beslutet, genom att godkänna/neka köparen medlemskap via Digital medlemsansökan hos SMOOT.
Om era stadgar kräver att flera styrelseledamöter signerar så ändras det på sidan Inställningar.
Varför är det så viktigt att ärendet behandlas snabbt av styrelsen?
En bostadsrättsförening följer Lagen om ekonomiska föreningar som i 1 kap. 5§ föreskriver att en av föreningens uppgifter är att främja medlemmarnas ekonomiska intressen. Köparen och säljaren av en bostadsrätt gör kanske sina största affärer i livet och det är viktigt både för säljaren (befintlig medlem) och för köparen att så snabbt som möjligt få veta om den senare godkänns som medlem.
Det är för säljarens och köparens – era medlemmars – skull fastighetsmäklaren köpt tjänsten Digital medlemsansökan. För att deras affär ska gå i lås så snabbt som möjligt. Genom snabb distribution och hantering av information gör tjänsten det nämligen möjligt att avsevärt förkorta ärendehanteringen.
Om ärendehanteringen tar lång tid riskerar köparen och säljaren (era medlemmar) att affären inte blir av. Köparen letar då kanske efter annat boende istället och säljaren blir måhända hindrad från att köpa en ny bostad eftersom hon inte snabbt nog får utbetald handpenning från försäljningen, vilken ofta behövs som handpenning för hennes köp av ny bostad.
En snabb handläggning av medlemsansökan ökar servicegraden till frånträdande och nya medlemmar påtagligt och påverkar bilden av föreningen positivt!
Varför e-signatur?
E-signaturer, dvs. elektroniska underskrifter, ersätter allt mer handskrivna underskrifter. Behandlingen och korrespondensen är enklare, går mycket snabbare och hamnar rätt. Riskerna reduceras, spårbarheten och bevisstatusen ökar – i synnerhet vid användning av en avancerad signeringsmetod: med BankID behöver man inte ens någon annans vidimering av signaturen, i motsats till vid handskriven signatur.
Styrelsen godkänner eller nekar nya medlemmar tillträde i enlighet med föreningens stadgar och rutiner. Styrelsen utser sedan EN representant att delge mäklaren beslutet i tjänsten Digital medlemsansökan, genom att med sin BankID-signatur i tjänsten godkänna/neka köparen medlemskap.
Vad säger lagen?
En bostadsrättsförening är enligt Bostadsrättslagens (1991:614) 1 kap. 1§ en ekonomisk förening och följer i tillämpliga delar Lagen (2018:667) om ekonomiska föreningar, som i 1 kap. 5§ föreskriver att en ekonomisk förening bl.a. har till ändamål att främja medlemmarnas ekonomiska intressen.
I 4 kap. 1§ bestäms att föreningen skall vara öppen för nya medlemmar, om det inte finns särskilda skäl för vägran av tillträde. Enligt 4 kap. 3§ skall en ansökan om att bli medlem i föreningen prövas av styrelsen, om inte något annat framgår av stadgarna.
Lagen om ekonomiska föreningar föreskriver i 1 kap. 15 § att en handling – såsom en medlemsansökan – som ska vara undertecknad får, om inte något annat anges, undertecknas med en sådan avancerad elektronisk underskrift som avses i artikel 3 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 910/2014 om elektronisk identifiering och betrodda tjänster för elektroniska transaktioner.
Vad kostar tjänsterna?
Digital medlemsansökan: Bastjänsten är kostnadsfri för styrelsen, det är mäklaren som betalar för tjänsten. I tjänsten är det valfritt för styrelsen att även inhämta kreditupplysning om ansökande medlem. Kreditkontroll kostar 250 kr exkl. moms.
Föreningsbild: Styrelsen nyttjar tjänsten Föreningsbild helt gratis.
Hur gör jag om ingen i föreningens styrelse vill använda Digital medlemsansökan?
Om föreningens ekonomiska förvaltare använder tjänsten Digital medlemsansökan för att underlätta överlåtelseprocessen för era medlemmar, och ni trots det inte vill använda tjänsten, kan ni kontakta SMOOT för att inte motta framtida medlemsansökningar digitalt. Skicka i så fall mejl till support@smoot.se så stänger vi av möjligheten för mäklare att kontakta er via tjänsten.