Integritetspolicy
Policy för behandling av personuppgifter för Sveriges Mäklar- och Organisationstjänst AB (559042-1631)
Sveriges Mäklar- och Organisationstjänst AB (SMOOT) tillhandahåller tjänster via webbplatserna smoot.se och mäklarservice.com, för att underlätta bostadsrättsföreningars och mäklares hantering av överlåtelser av bostadsrätter. Till mäklare förmedlas s.k. mäklarbilder med utdrag ur bostadsrättsföreningens lägenhetsförteckning och förenliga tjänster, och ansökan om ny medlems inträde till bostadsrättsföreningen vidarebefordras till dess styrelse för behandling.
SMOOT agerar underbiträde till bostadsrättsföreningens förvaltare, uppdrag och omfattning regleras i särskilt underbiträdesavtal.
Dina personuppgifter - din personliga integritet
Vi vet hur viktig integriteten är för bostadsrättsföreningens medlemmar och du ska känna dig trygg när du anförtror oss dina personuppgifter, både som medlem och som ledamot i föreningens styrelse.
Vi har därför, utifrån gällande dataskyddslagstiftning, upprättat denna policy. Den förklarar varför vi inhämtar personuppgifter, vilka typer av uppgifter vi inhämtar, samt hur vi inhämtar, använder, och lagrar dina personuppgifter så att du kan känna dig säker på att alla uppgifter vi har om dig är i säkert förvar. Du har även rätt att få veta under vilka förutsättningar samt hur du kan ta tillvara dina rättigheter.
Bakgrund
Vi behandlar dina personuppgifter främst för att fullfölja våra avtalsenliga förpliktelser. Vår utgångspunkt är att inte behandla fler personuppgifter än vad som behövs för ändamålet. Vi behöver även dina personuppgifter för att ge en bra service genom att exempelvis skicka information om inkommande medlemsansökningar.
Du har rätt att motsätta dig hur vi använder dina personuppgifter och kan närsomhelst kräva att vi raderar dina uppgifter.
Vilka personuppgifter behandlar vi?
Vi behandlar endast personuppgifter när vi har laglig grund. Vi behandlar inte personuppgifter i annat fall än när de behövs för att fullgöra förpliktelser enligt avtal och lag. Exempel på personuppgifter som vi behandlar är namn, personnummer, e-postadress och telefonnummer.
Inhämtning av personuppgifter
SMOOT erhåller personuppgifter via offentliga register hos Bolagsverket samt genom uppgifter som du själv lämnar på formulär i tjänsten Smoot.se. SMOOT får även dina personuppgifter genom utdrag ur bostadsrättsföreningens lägenhetsförteckning.
Dina personuppgifter raderas när du som ledamot träder ur föreningens styrelse och detta rapporterats till Bolagsverket samt när du inte längre finns registrerad i bostadsrättsföreningens lägenhetsförteckning.
Samtycke
Som styrelseledamot i din bostadsrättsförening finns du med i offentliga register, vi försöker dock i möjligaste mån inhämta även ditt personliga samtycke innan vi börjar behandla dina personuppgifter. Du ger ditt samtycke första gången du loggar in i Sveriges Mäklar- och Organisationstjänst AB tjänst.
Du har när som helst rätt att återkalla ditt samtycke. Vi kommer då inte längre att behandla dina personuppgifter eller inhämta nya, under förutsättning att det inte behövs för att fullgöra dina eller våra skyldigheter enligt avtal eller lag.
Tänk på att återkallelse av samtycke kan innebära att vi inte kan fullgöra de skyldigheter vi har i förhållande till dig.
Behandlas dina personuppgifter på ett betryggande sätt?
Beroende på vilka kontaktuppgifter vi har till dig förmedlas information med teknik som anses lämpligt för ändamålet, t.ex. e-post, digitala brevlådor, sms, telefon, vanlig post, api m.m.
Våra rutiner och arbetssätt är utarbetade för att dina personuppgifter ska hanteras säkert. Utgångspunkten är att endast arbetstagare och andra personer inom organisationen som behöver personuppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter ska ha tillgång till dem.
I fråga om potentiellt känsliga personuppgifter har vi inrättat särskilda behörighetskontroller, vilket innebär ett ännu högre skydd för dina personuppgifter.
Våra säkerhetssystem är utvecklade med din integritet i fokus och skyddar mot intrång, förstöring samt andra förändringar som kan innebära en risk för din integritet.
Vi har särskilda policyer för IT-säkerhet för att säkerställa att dina personuppgifter behandlas säkert.
Vi överför inte personuppgifter i andra fall än de som uttryckligen anges i denna policy.
När lämnar vi ut dina personuppgifter?
Vår utgångspunkt är att inte lämna ut dina personuppgifter till tredje part om du inte har samtyckt till det eller om det inte är nödvändigt för att uppfylla våra förpliktelser enligt avtal eller lag. I de fall vi lämnar ut personuppgifter till tredje part upprättar vi sekretessavtal samt säkerställer att personuppgifterna behandlas på ett betryggande sätt.
Kontaktuppgifter
Har du frågor om tjänsterna och vår hantering av dina personuppgifter är du välkommen att kontakta oss på: support@smoot.se
Denna policy är beslutad av Sveriges Mäklar- och Organisationstjänst AB, 2019-03-01